Systém HelpDesk je komplexní SW nástroj pro podporu činnosti úřadu. Slouží především pro:

• zadávání, evidenci a řešení požadavků uživatelů,
• rezervace zasedacích místností a ICT techniky,
• zadávání, evidenci „Zápisů z porad“ a řešení úkolů ze „Zápisů z porad“.

HelpDesk je primárním systémem pro zadávání všech požadavků a hlášení. Pokud je systém funkční, nejsou požadavky hlášené jiným způsobem přijímány. V případě nefunkčnosti systému je možno k zadávání požadavků použít jiný vhodný způsob např. e-mail nebo telefon.

Níže je uveden zjednodušený návod na obsluhu Helpdesku, veškeré možnosti a popis ovládání naleznete v uživatelské příručce.

Přihlášení do systému

Ve vnitřní síti města Kroměříže je Helpdesk přístupný na adrese http://HD.mestoKM.cz, přihlášení proběhne automaticky na základě přihlášeného uživatele do počítače. Mimo vnitřní síť není Helpdesk dostupný.

Emailová notifikace

Systém zajišťuje rozesílání emailových zpráv uživatelům na základě zadaných hlášení/požadavků nebo úkolů. Všem uživatelům, kteří na požadavcích spolupracují, je doručen email, ve kterém jsou uvedeny informace, o jaký se jedná požadavek a co je od uživatele-řešitele požadováno. Toto platí i v případě změn až do samotného ukončení požadavku. V detailu každé emailové zprávy je přímý odkaz do HelpDesku, kterým je možno otevřít řešitelskou úroveň a požadavek/hlášení nebo úkol takto přímo řešit.

Zadání požadavku

Zadání nového požadavku je dostupné z menu „Helpdesk“ „Nový požadavek“. U každého požadavku je nutné vybrat správnou kategorii a vyplnit popis.

Typy hlášení:

• Něco mi nefunguje – slouží k zadání požadavku na opravy, servisní zásahy. Požadavek je zaslán přímo řešiteli.
• Něco potřebuji – slouží k zadání nových požadavků. Požadavek je zaslán příslušnému vedoucímu k odsouhlasení a pokud jej schválí, je dále předán řešiteli.

Zobrazení požadavku

V Helpdesku má každý uživatel zpřístupněny položky „Zadané požadavky“ a „Zpracování problémů“, viz obrázky.

Po výběru jedné z těchto položek se zobrazí přehled požadavků.

Detail požadavku si uživatel zobrazí dvojklikem na řádek příslušného požadavku.

Řešení požadavku

Řešitelé jsou informováni emailem, o požadované součinnosti v rámci řešení požadavku. V detailu požadavku jsou všechny úkony, které může řešitel s požadavkem provést. Ty jsou umístěny pod název požadavku, viz obrázek – zeleně orámovaná nabídka. Nejčastěji používané úkony jsou v obrázku orámovány červeně. Výčet úkonů se u jednotlivých požadavků liší, Helpdesk zobrazuje jen ty, které přísluší konkrétnímu řešiteli a typu požadavku.